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Así de claro, y así de hiperbólico. Si los datos no están en el CRM, no tienes datos.

Esta idea demoledora vale tanto para una start-up de dos amigos como para un grupo de empresas con 500 trabajadores. Es mucho más peligroso perder los datos, de hecho, si pertenecemos al segundo caso. ¿Podemos confiar únicamente en 500 cerebros? ¡Por más inteligentes que sean nuestros comerciales, la información debe estar organizada! Por eso, si los datos no están en el CRM ágil… no existen. Es como si nunca se hubieran generado.

si no está en el CRM agil no hay datos
si no está en el CRM agil no hay datos

Un ticket de gasolina es un dato

Sí, tal cual. El ticket de gasolina de Gutiérrez, ese comercial que cubre los pueblos de Guadalajara y Soria y tiene diez clientes, es un dato de gestión comercial fundamental de nuestra gran empresa. Porque de esa ruta que hace Gutiérrez todos los días depende una zona de ventas. Pequeña, quizá, pero que es nuestra y no de la competencia.

Y no hay cosa que se pierda más fácilmente que un ticket de gasolina. Si dejamos que Gutiérrez pueda sacar un rato para pasar sus gastos a Excel, lo más probable es que sus tickets acaben en una pila de papelitos a medio borrar. Y si los datos no estaban en el CRM… no tiene datos.

¿En qué influye esto en nuestra empresa, en la sede de Madrid, Barcelona o Zaragoza? Para empezar en el malestar de Gutiérrez, que acaba pagando las dietas de su bolsillo. Pero también para el control de gastos de la empresa. ¿Cuánto nos cuesta al cabo del año esa zona de ventas? ¿Qué margen de beneficio tenemos por ella? Todo esto y más es lo que «vale» ese ticket de gasolina en el CRM ágil.

Vender es cuestión de datos

Lo mismo ocurre con nuestras ventas. A ningún gerente se le ocurriría esperar a «sacar un rato» para anotar una estrategia de crecimiento. En las grandes empresas, como en la vida, la pequeña escala influye en la gran escala, y viceversa.

Y sin embargo, con demasiados datos es la práctica habitual. ¿Quién levanta acta de nuestras reuniones de gerencia desde que se jubiló Matilde, aquella secretaria «a la antigua» que era una crack? De nuevo: si esos datos no están en el CRM, no tenemos datos. No nos hemos reunido nunca (y acabamos a las 2 de la mañana).

Lo mismo ocurre con los prospectos, los prescriptores y tantos, tantos datos que creemos innecesarios para vender hoy. Pero sí lo son para seguir vendiendo mañana y pasado mañana.Si no gestionamos los datos bien, las pilas de tarjetas se van perdiendo y las nuevas oportunidades también.

Crear los datos en el CRM ágil de una vez y para siempre

Trabajar con CRM ágil supone un cambio de mentalidad. Es una herramienta, sí, pero también una filosofía de trabajo. En las ventas, en empresas que manejan grandes equipos comerciales, este cambio de mentalidad se puede comprobar en pocos días. Quizá a algunos vendedores les cueste empezar, pero con algo de entrenamiento acaban siendo auténticos embajadores del CRM.

Prácticas básicas pero efectivas con CRM

Utilizar CRM ágil nos permite dejar atrás prácticas como «echar una tarde» para gestionar los datos. Una aplicación en la nube sirve precisamente para gestionar datos en cualquier momento y sin necesidad de llegar a la oficina y abrir el ordenador… Elegir un momento de la semana para gestionar nuestros datos nos ayudará a darles un lugar entre nuestras prioridades.

Generar una etiqueta sólo para nuevos prospectos. Igual que nos permiten organizar nuestros datos de clientes por localización o sector, pueden ayudarnos a agrupar esos nuevos contactos que necesitamos cuidar y estudiar.

¡Twitter no sirve sólo para unas risas! Mezclar vida personal y comercial en las redes sociales puede ser muy positivo para la cara humana de nuestro negocio, pero hace que ese primer contacto prometedor se pierda en una marea de palabras, fotos y vídeos de gatos. Si nos han contactado es conveniente abrir una ficha en la Etiqueta de nuevos prospectos al momento.

Gestionar los datos de la empresa y nuestro contacto personal. Puede que tengamos todos los datos de esa empresa pero nos falte el más importante: una persona de referencia para establecer relación. Esa persona debe ser la adecuada: un administrador de almacén o un técnico pueden ser prospectos de mayor valor que un directivo o un responsable de marketing que no pisa tierra.