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Tienen grandes sedes. Tienen buenos equipos de marketing. Tienen un gran volumen de ventas. Y sin embargo, cuando llega la hora de la gestión de datos de clientes, muchas grandes empresas se resisten a dejar de utilizar Excel.

¿Por qué grandes empresas confían su gestión de clientes a hojas de cálculo? Es en realidad una filosofía de trabajo. Es legítima y es respetable. Nosotros nunca diremos que «trabajar con Excel es sinónimo de fracaso». Sabemos que lo hace nuestra competencia, pero nosotros no vendemos así. Con todo, nuestra apuesta es la gestión de clientes con CRM ágil.

Así empezamos todos… también las grandes empresas

Hubo un día en que nuestra gran empresa no fue una «gran empresa». De hecho era una empresa muy, muy pequeña. Así es como empieza todo: «Tengo que gestionar los datos de mis clientes, ¿qué hago?«

La respuesta es sencilla: meterlos en una Excel. Mucha gente utiliza Excel para gestionar los datos de sus clientes porque es muy sencilla y asequible… en apariencia.

Gestión de clientes con Excel

  1. Creas una hoja de cálculo. La llamas por ejemplo Clientes.
  2. En la primera fila, ponemos los títulos de las columnas: nombre, dirección, teléfono, mail para empezar.
  3. A medida que perfeccionas los datos le vas añadiendo columnas como provincia, contacto…
  4. Para gestionar las visitas, llamadas, correos que haces con ese cliente es sencillo, añades columnas. Una por cada gestión
  5. Y ya está.

Fácil, ¿no? Fue muy sencillo. Y muy rápido. Sólo nos llevó cuatro horas, porque nos avisaron de que venía un cliente, luego no recordábamos por dónde íbamos. También se nos borraron varias columnas al intentar dar formato. Después llegó una llamada y también se nos olvidó por dónde íbamos pero, eh, por fin creamos nuestra Excel de clientes.

Y ahora, ¿qué?

Lo malo es que esto no es, como se dice ahora, «ESCALABLE«. ¿Por qué? Porque puede que aquel día, con diez, 15 clientes, nos saliera bien. Ahora no estamos solos en el despacho. Sólo en Administración y Facturación ya son tres. Y tenemos cinco equipos comerciales, 50 vendedores con sus cinco jefes de equipo. Cada uno con una Excel. ¿O con 50? ¿O con mil Excels?

Y estos son los datos que, muchas veces sin querer, empiezan a duplicarse.

  • Un cliente al que visites diez veces es un poco confuso. O mucho.
  • Es complicado compartir ¿Te imaginas que tienes dos comerciales? ¿O… 50?
  • ¿Puedes acceder desde el móvil o tableta desde cualquier lugar?
  • ¿Y si la excel se rompe o se pierde?
  • Las búsquedas muy cómodas no son, la verdad.
  • Excel no nos avisa de las citas. Y mucho menos, de las citas de los 50 comerciales.

Todos, o casi todos, hemos empezado así porque es sencillo y asequible, pero si consideramos que los datos de los clientes son importantes, debemos tratarlos con herramientas específicas de gestión de datos. Un CRM ágil lo es. Una aplicación desde las ventas, por las ventas y pensada para vender y atender a los clientes.

Hay muchos CRM diferentes, a la medida de cualquier empresa y de sus necesidades específicas. Nosotros apostamos por un CRM ágil, sencillo, que tenga en cuenta la necesidad de trabajar con grandes equipos comerciales. Se puede probar gratuitamente y acompañaremos a tu fuerza de ventas en el proceso de prueba e implantación. No te complicarás la vida y conseguirás gestionar los datos de tus clientes perfectamente.